Residenssihakemukset käsitellään kaksi kertaa vuodessa, 20. syyskuuta ja 15. maaliskuuta. Hakuaika on jatkuva, eli hakemuksen voi jättää milloin vaan. Hakuajan eräpäivän jälkeen hakemukset käsitellään 3-4 viikon sisällä.
Residenssiin voivat hakea taiteilijat, kulttuuri- ja yhteiskunnallisten alojen ammattilaiset sekä tutkijat. Residenssi sopii hyvin niin oman tutkimuksen tekoon tai taiteellisen työn tekemiseen kuin myös esimerkiksi yhteisöllisten ja yhteistyöprojektien toteuttamiseen. Myös työryhmät voivat hakea Villa Karoon.
Residenssijakson pituus on 6–12 viikkoa ja ajankohtatoive tulee ilmoittaa hakemuksessa.
Valinnat tehdään ensisijaisesti työsuunnitelman perusteella. Hakemuksissa arvostetaan erityisesti yhteistyötä ja vuorovaikutusta beniniläisten ja länsiafrikkalaisten kollegojen sekä Grand-Popon paikallisyhteisön kanssa.
Hakemukset arvioi erillinen lautakunta ja lopulliset päätökset tekee Villa Karon hallitus.