Hakemuksia molempiin residensseihin otetaan vastaan ilmoitettuna hakuaikana, eikä hakuajan ulkopuolella tulleita hakemuksia huomioida arvonnassa. Hakuajan jälkeen suoritetaan molempien kohteiden arvonnat erillisinä. Hakuviestissä kannattaa ilmoittaa mahdollisimman monta itselleen sopivaa viikkoa. Kumpaakin kohdetta voi hakea, mutta saada voi vain yhden viikon. Tällöin kannattaa merkitä, kumpi kohde on ensisijainen. Muussa tapauksessa ensin osunut kohde jää voimaan, eikä toiseen arvontaan voi osallistua.

Etusijalla ovat ne jäsenet, jotka eivät ole aiemmin vierailleet kummassakaan residenssissä. Konkreettinen vientihanke tai vastaava kohdemaassa parantaa mahdollisuuksia residenssiviikon saamiseen. Samoin useamman kuin yhden liiton jäsenen yhtäaikainen vierailu parantaa osumatarkkuutta. Tällöin työryhmän, jossa kaikki ovat liiton jäseniä, ei tarvitse lähettää kuin yksi hakemus. Samaa käytäntöä suositellaan pariskunnille, joissa molemmat ovat liiton jäseniä. Etenkin Lontoon osalta toivotaan isompien ryhmien – esimerkiksi kahden muusikkoperheen – hakemuksia, sillä majoituskapasiteettia on neljän makuuhuoneen verran.

Vierailu Raaseporin residenssissä Villa Vikanissa ei vaikuta ulkomaan residenssien hakemiseen, eikä myöskään ulkomaan residensseissä vierailu Vikanin hakemiseen.

Jäsenistö voi käyttää huoneistoja esimerkiksi harjoitteluun tai muuhun työskentelyyn – tai vaikkapa promootiotarkoituksiin. Koska residenssit ovat ensisijaisesti työskentelyyn käytettäviä, mukaan ei voi ottaa vieraita omia perheenjäseniä lukuun ottamatta. Residensseihin ei voi tuoda lemmikkieläimiä.

Molempien residenssien varustukseen kuuluu muun muassa silent-flyygeli, jota voi soittaa myös kuulokkeita käyttäen. Berliinin varustuksesta löytyy lisäksi akustinen teräskielinen kitara sekä basso, Lontoosta kaksi akustista kitaraa ja basso. Varsinaisia bänditreenejä ei residensseissä voi pitää, mutta jousikvartetti tai muu akustinen kokoonpano voi harjoitella sopivina vuorokaudenaikoina kohtuullisella äänenvoimakkuudella.

Arvonnassa viikon saaneille toimitettaviin vuokraehtoihin lisätään jatkossa lauseke residenssitoimintaan vaikuttavien mahdollisten viranomaispäätösten varalta.

Hakuehdot

Hakijan tulee olla Muusikkojen liiton jäsen ja jäsenyyden tulee olla kestänyt hakuajankohtaan mennessä vähintään kuusi kuukautta, mikä koskee myös mukaan lähteviä Muusikkojen liiton jäseniä.

Jos hakijalla tai mukaan lähtevällä jäsenellä on maksurästejä hakuajankohtana, ei hakemus etene arvontaan. Yhtä lailla jäsenmaksujen tulee olla kunnossa matkustusajankohtana.

Vuokra-aika ja laskutus

Vuokra-ajan yksikkö on viikko maanantaista maanantaihin, joten esim. neljän päivän tosiasiallisesta käytöstä on maksettava koko viikon vuokra.

Laskutus tapahtuu parin viikon kuluessa varauksesta ja maksuaikaa on kaksi viikkoa; maksulla tehdään varaus sitovaksi.

Hakemus

Hakemukset vain sähköpostitse osoitteeseen sml@muusikkojenliitto.fi ilmoitettuna hakuaikana. Otsikkoon kirjoitetaan ”Berliinin residenssi 2018” tai ”Lontoon residenssi 2018”.

Kumpaakin residenssiä voi hakea omalla hakemuksellaan, mutta vain toisen voi saada. Jos hakee molempia, tulee hakemuksissa olla maininta siitä, kumpi on ensisijainen toive. Viestissä on ilmoitettava residenssiin majoittuvien henkilöiden nimet ja kunkin kohdalla se, onko kyse liiton jäsenestä vai perheenjäsenestä. Viestissä on ilmoitettava, onko hakija vieraillut liiton residenssissä aiemmin.

Haettavat viikot ilmoitetaan viikon järjestysnumerolla (1–53), ei päivämäärinä. Hakemuksessa voidaan toivoa useampia mahdollisia viikkoja toivotuimmuusjärjestyksessä; jos ensimmäinen haluttu viikko ei ole enää vapaana, myönnetään hakijalle seuraava mahdollinen vapaa viikko.

Arvonta

Hakuajan päätyttyä suoritetaan molempien kohteiden arvonnat erillisinä: ensimmäisenä nostetun arpalipun omistaja saa ykköseksi asettamansa viikon ja kukin seuraava henkilö ensimmäiseksi asettamansa vapaan viikon.

Kukin viikko myönnetään sen arvonnassa saaneelle, ja jäsen voi saada yhden viikon mittaisen vuokrajakson. Arvonnan tulos ilmoitetaan hakijoille henkilökohtaisesti.